Optimizacija delovnega procesa [kaj pomeni in katere prednosti prinaša]

Vas zanima učinkovitejše poslovanje? Spoznajte kako vam optimizacija delovnega procesa vašega podjetja pomaga do hitrejšega in bolj učinkovitega poslovanja.

optimizacija delovnega procesa: prikazan na sliki je proces načrtovanja optimizacije

Kaj pomeni pojem optimizacija delovnega procesa + prikaz primera

Pojem optimizacija poslovanja je mogoč slišati vedno več. Pojavlja se po različnih medijih, prihaja do vsa od poslovnih partnerjev ali oseb, ki so v poslovnem svetu. 

Kaj pa sploh pomeni pojem optimizacija delovnega procesa? 

Optimizacija delovnih procesov je izvajanje povečanja organizacijske učinkovitosti z izboljšanjem procesov znotraj določenega podjetja.

Zgoraj je bolj groba strokovna definicija. Če pa to poenostavimo potem pojem optimizacija delovnega procesa pomeni celotno spremembo delovnih navad v organizaciji oziroma podjetju z namenom k spremembi poslovanja podjetja. Torej cilj je spodbuditi večjo produktivnost, rast podjetja in tudi posledično konkurenčnosti podjetja. 

Tehnično gresta digitalizacija in optimizacija delovnih procesov z roko v roki. Saj digitalizacija in optimizacija delovnih procesov skupaj dvigujeta produktivnost, oblikujeta poslovne modele podjetij in spodbujata k inovaciji znotraj podjetja oziroma organizacije. 

Za vsako organizacijo oziroma podjetje je pomembno, da svoje delovne procese izvaja učinkovito. Pri učinkovitosti izvajanja seveda pomaga tudi z njihova informatizacija, saj velikokrat točno ta informacijska tehnologija omogoča veliko sprememb znotraj podjetja. Te spremembe privedejo do večje učinkovitosti in uspešnosti poslovanja vašega podjetja oziroma organizacije. 

NAMIG: Za učinkovito izvedbo optimizacije vaših delovnih procesov, obiščite stran www.pia.si in preverite kako lahko izboljšate svojo optimizacijo delovnih procesov in digitalizacijo vašega podjetja.

Opis primera optimizacije delovnega procesa v nabavni službi

Optimizacije delovnih procesov so lahko kar naporna stvar. Danes bomo pogledali kako lahko optimiziramo delovne procese v nabavni službi podjetja oziroma organizacije. 

Predno se lotite optimizacije delovnega procesa v nabavni službi je prvi korak splošna nalaiza celotnega procesa v nabavni službi. 

Tukaj pride do vprašanja: zakaj?

To je potrebno zato, da vidimo katere delovne procese je potrebno spremeniti, jih dodati ali jih celo posledično odstraniti, če podjetju oziroma organizaciji samo škodijo ali sploh ne prinašajo nobene koristi.

Če povemo na primeru: Podjetje x se je odločilo za optimizacijo delovnega procesa v nabavni službi. Ne ve kako bi se je lotilo. Želijo si narediti analizo vseh delovnih procesov, ampak bi vzelo neizmerno veliko časa. 

Točno zato so se na koncu odločili za informacijski sistem ODOS, ki vsebuje Modul.Nabava. Ta modul ima znotraj svojega sistema vnešene podatke in napotke kako se lotiti optimizacije. 

Po navodilih iz modula nabava so se prvotno lotili analize delovnih procesov, kjer so odkrili nekaj stvari, ki jih je potrebno spremeniti. Zapisali so si vse napake in odkritja ter na koncu so si pripravili celoten plan kako bodo te procese spremenili in jih optimizirali tako, da jih bomo delovali v njihovo korist. 

Na koncu so še skupaj z modulom nabava uvedli celotno digitalizacijo, da je sedaj vse na enem mestu in tako posledično je delo olajšano in bolj učinkovito za delavce in za podjetje oziroma organizacijo. 

Prednosti in koristi optimiziranja delovnih procesov [in kako urediti notranja pravila za bolj učinkovit delovni proces]

Optimiziranje delovnih procesov za seboj prinese veliko prednosti in koristi za podjetje oziroma organizacijo.

Katere pa so te prednosti in koristi optimiziranja delovnih procesov?

  • Povečanje produktivnosti in povečanje aktivnega sodelovanja vseh zaposlenih 
  • Večja motivacija vseh zaposlenih 
  • Implementacija procesa, kjer se neprestano izvajajo izboljšave v delovnih procesih 
  • Izboljšanje delovanja vseh delovnih procesov znotraj podjetja oziroma organizacije ter omogočiti večjo povezanost med njimi
  • Omogočanje pregleda vseh dejavnosti v delovnih procesih in lažje urejanje le-teh 
  • Olajšanje dela zaposlenih, da opravljajo naloge, ki so del njihovih dolžnosti ter skrajšanje časa porabe za te določene dolžnosti, ki jih imajo
  • Voden proces skozi delovne procese, ki je na enem mestu in je optimiziran za hitrejše poslovanje 
  • Omogoči izvedbo predlog za določeni delovni proces
  • Umik od poslovanja s papirji na brezpapirno poslovanje

O prednostih in koristih bi lahko še govorili na dolgo in široko. Vendar so zgoraj naštetet točke ene izmed glavnih prednosti in koristi za podjetje. 

Seveda, največja prednost in korist za podjetje oziroma organizacijo pa je povečanje rasti podjetja in njegove uspešnosti pri poslovanju. 

Ureditev notranjih pravil podjetja za bolj učinkovit delovni proces

Notranja pravila v podjetju so pomemben del celotne strukture podjetja oziroma organizacije in njegovega delovanja. 

Notranja pravila so pravni akt, ki določajo: 

  • odgovorne osebe za izvajanje posameznih poslovnih procesov
  • določanje procesov izobraževanj iz področij digitalizacije in arhiviranja 
  • transparentne in popisane procese, ki ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost vsega arhivskega gradiva in dokumentarnega gradiva v vseh oblikah 
  • hrambo vseh gradiv v elektronski obliki, njen popis in zajem ter obdelava vseh teh gradiv na enem mestu 

Implementacija notranjih pravil je zahtevana po zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), za delovanje podjetja oziroma organizacije. 

Prav tako informacijski sistem ODOS ponuja modul za notranja pravila. Modul se imenuje VNP-ODOS (vzorčna notranja pravila ODOS). Modul olajša postopek določanja notranjih pravil, saj vsebuje že vnaprej pripravljen vzorec notranjih pravil za določeno organizacijo. Z uporabo VNP-ODOS se olajša delo zaposlenega in tako posledično pride do bolj učinkovitega delovnega procesa notranjih pravil. Optimizacija delovnega procesa notranjih pravil je potrebna za tekoče delovanje podjetja oziroma organizacije.

 

Zakaj optimizirati vaš delovni proces

Pa smo že skoraj pri koncu. V tem poglavju si bomo na hitro pogledali zakaj je potrebno optimizirati delovne procese. 

Digitalizacija in optimizacija delovnih procesov je neizogiben del prihodnosti poslovanja podjetja oziroma organizacije. Na prvi pogled se lahko vpletanje nove tehnike in tehnologije zdi velik finančni in časovni zalogaj, ampak se ta nedvomno splača na daljši rok. 

Optimizacija delovnih procesov prihranite na času in finančnih sredstvih, razbremeni osebje, izboljša delovno okolje, dvigne se kakovost dela in izboljša se uporabniška izkušnja ter zadovoljstvo vaših strank. 

To se že kar pomembni razlogi zakaj je potrebno optimizirati vaše delovne procese. In kakor je že našteto zgoraj v točki prednosti in koristi, če povzamemo na hitro: 

  • Povečanje produktivnosti in večja motivacija vseh zaposlenih 
  • Izboljšanje delovanja vseh delovnih procesov znotraj podjetja oziroma organizacije ter omogočiti večjo povezanost med njimi
  • Olajšanje dela zaposlenih, da opravljajo naloge, ki so del njihovih dolžnosti ter skrajšanje časa porabe za te določene dolžnosti, ki jih imajo
  • Umik od poslovanja s papirji na brezpapirno poslovanje

Tako malo bolj na kratko, da ne ponavljamo istih stvari. Zraven bi pa tudi dodali še: vsi papirji, ki so do sedaj bili shranjeni fizično (v različnih fasciklih in na različnih koncih, ki so se konstantno izgubljali ali uničili) so z optimizacijo shranjeni na enem koncu in imamo pregled nad njimi. S tem si na koncu tudi olajšamo iskanje vseh teh papirjev in naš delovni proces se skrajša in poenostavi. 

Primer postopka optimizacije delovnega procesa pri najemu električnih koles

Kakor vemo optimizacija delovnih procesov podjetju prinese veliko časovno prednot. Prav tako jim olajša komunikacijo s strankami.

To se tudi kaže pri procesu najema električnih koles. Klasičen najem električnih koles lahko terja veliko časa za stranko in za prodajalca. Stranka mora potovati vse do centa e-koles, da vidi splošno ponudbo in pridobi informacije, zaposleni pa si mora vzeti kar nekaj časa in sproti tako tudi pride do večje količini papirjev. Z optimizacije se tako izognejo potrati časa in papirja. Najem električnega kolesa se lahko sedaj opravi tudi na spletu, kjer je proces enostavnejši in hitrejši.

Najem električnega kolesa je vedno dobra izbira, saj se lahko tako prepričate ali je pavo za vas, predno ga kupite. Izbira najema prinaša veliko prednosti. Če želite izvedeti več o teh prednostih si preberite naslednji prispevek: Katere so prednosti najema električnih koles?

Postopek kako optimizirati delovni proces

Tako, pa smo prišli do našega zadnjega poglavja. Kakšen je postopek začetka optimizacije delovnih procesov?

Postopek optimiranja delovnih proces izgleda tako: 

  1. Pregled delovnih procesov

Kot prvi korak je celosten pregled vseh delovnih procesov znotraj vašega podjetja oziroma organizacije. Spoznajte se z vsemi procesi. 

  1. Analiza delovnih procesov 

Po pregledu vaših delovnih procesov sledi analiza le teh. Zakaj? To se lotimo zato, ker na takšen način vidimo kaj vse je potrebno optimizirati za določeni poslovni proces. 

  1. Načrt optimizacije delovnih procesov

Tako, analiza je opravljena. Sedaj imamo zapisano vse kar je potrebno optimizirati zato sledi temu načrt optimizacije delovnih procesov. Optimizacije se ne moremo loliti brez glave, zato je potrebno narediti načrt postopne optimizacije. Tako lahko sledimo napredovanju optimizacije in kje točno smo. Omogoči nadzor. 

  1. Izvedba optimizacije

Po vsem tem: pregled, analiza in načrt, končno pride na vrsto izvedba optimizacije delovnih procesov. 

  1. Sprotno spremljanje optimizacije

Seveda, se z izvedbo optimizacije delovnih procesov ne konča popolnoma vse. Še vedno je potrebno spremljati sprotno ali so kakšni procesi postali nepotrebni za delovanje podjetja oziroma organizacije, ali jih je potrebno nadgraditi ali pa kaj spremeniti. 

Razvidno je, da se optimizacija delovnih procesov nikoli ne konča. Potrebno jo je izvajati kakovostno in sprotno, da lahko ostanete na vrhu in vaše podjetje tako lahko raste. Optimizacija delovnega procesa je pomemben del poslovanja vašega podjetja.